職場苦樂 – 會議百態

(原文刊於我的網頁)

究竟我開過多少個會議呢?工作了十多年,以平均一天開兩個會議計,大概應有五千個以上,而其中當然有很多趣事可以寫一下。

一般的工程會議大多沉悶乏味,因議程多數是匯報進度或解決技術問題,不過若是遇著效率高的項目經理,也會要求會議速戰速決,在這種情況下當然要做足準備工夫,除了事先處理好上次會議的跟進事項外,在宣讀進度報告時也要簡明扼要,只提及大家有興趣知道的事項而不是原文照讀。

可惜大多數情況均非如此,參加會議者有些連上次會議記錄也沒帶,更別期望他們會把跟進事項都辦好才來開會了。另外把報告寫到長篇大論,然後再逐句朗讀的也大有人在,遇著這些活寶就只有哀嘆人生苦短,居然要把寶貴的時間花在這些人身上。

最難搞的當然是遇著火拼的場面,當雙方爭執至面紅耳熱,不能控制情緒時,就是全面缺裂的臨界點,有時自己在爭辯的一方,要冷靜下來幾近不可能,唯有告訴自己不要意氣用事,只能繼續用理據去爭辯,再談不攏便要暫停(休會或轉至另一議程)。此外做和事老的角色也不容易,要持平地把雙方立場中有道理的地方總結起來,並要求雙方把注意力集中在說理而不是互相攻擊。不過當然不是每次都成功,試過多次有人一怒之下離開會議室,通常到了這一地步已很難再把他們拉在一起談,而是要把爭議提升到另一個層次去討論了。

和投資銀行的人開會最特別,這些來自高X、花X銀行的要員個個都年輕而且有活力,身穿名牌深色西服之餘,每人手上必然有一部Blackberry,未到他們發言時便繼續處理電郵。開會例必派發一大叠用Powerpoint製作的簡報,但從來不會給你一份詳細的報告。

最緊張當然是到行政總裁和總監面前報告,未去前通常會排演以熟讀報告的內容及準備應付可能出現的質詢,但踏入會議室還是免不了緊張,最初一、兩次前一晚會失眠,而臨場緊張至手/腳心出汗,甚至結結巴巴也在所難免。印象最深的一次是總監因不喜歡某項設計而大發雷霆,而剛巧是我在進行簡報,雖然他罵的不是我,但站在會議室正中聽著他大罵十分鐘,怎麼說也不是好玩的一回事。

近年用Powerpoint發表簡報已成慣例,於是除了寫報告/文件外,又要花時間去製作Powerpoint,而且又多了一些技術問題要兼顧(要準備兩個拷貝以防萬一,有時用別人的電腦讀不到擋案或出現變形等等),我們這些中層的小職員真是忙得不可開交。

工作的資歷越深,會議就好像開得越多,我最高記錄是一天六個會議,只能在下午六時後被人疲勞轟炸完才回辦公室處理文件和回覆電郵。你的最高記錄呢?

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19 Comments

  1. 回覆
    largeheadboy 2006 年 06 月 28 日

    嘻,我這些小職員冇乜機會開會<br />
    每日只有不停的做!<br />
    收最多 mail 的時候通常就只會是在放完大假回來!

  2. 回覆
    lau2tang 2006 年 06 月 28 日

    我都是小識員,好少要開會。不過好多時都要入老板房「朝聖」,聽老板訓話。我都撞過有些老板妤長氣,講了半個鐘頭都未入正題,<br />
    見完佢就無了一個上午了。

  3. 回覆
    joeyee 2006 年 06 月 28 日

    嘻嘻, 我最高紀錄係一日四次, 連續五日, 好似打仗錦!

  4. 回覆
    LaLa 2006 年 06 月 28 日

    會議中最可憐的就是我這種低級秘書,各位老細的工作我踫也沒踫過,行內專業知識又不足夠,<br />
    只能靠「半桶水」入場記錄會議,效率可想而知!

  5. 回覆
    galaxy 2006 年 06 月 28 日

    以前最高紀錄係一星期。<br />
    同一個客,要日日介紹自己公司產品、做demo、 做Training、見各部門的<br />
    人 and 技術支援/資詢, 可謂全包宴。<br />
    最大壓力係同D客的高層開會,佢地有決策權,一句說話可以定生死。<br />
    <br />
    題外話,個人意見, 一個professional的presentation是用清楚撮要的<br />
    power point, 所有detail要靠speaker講,這樣可以証明給人知你是有準<br />
    備及全完明白你要present的東西, 不應照稿讀。

  6. 回覆
    carjaswong 2006 年 06 月 28 日

    大頭仔/劉鄧,是我們這行開會的機會較多而已。<br />
    <br />
    小yee,我都有類似經歷,結果檯面的文件堆積如山,真是想<br />
    全部掃入廢紙箱。<br />
    <br />
    La姐,我們沒有那麼幸運有秘書幫手take minute,通常是<br />
    會議中最初級的工程師負責,所以我們入行起便練成了寫會議<br />
    記錄的能手。

  7. 回覆
    carjaswong 2006 年 06 月 28 日

    galaxy,對,powerpoint絕對不能長篇大論,只能以簡單的<br />
    bullet point及圖像去說明,發言時更不應看著螢幕,<br />
    而是要把詳情生動地表達出來。<br />
    <br />
    有了這麼多年經驗,已經能夠掌握技巧,不過遇著聽眾中有總<br />
    監級的人物時,還是免不了緊張,而我的徵狀是說得很快,所以<br />
    要不停提醒自己要慢下來。

  8. 回覆
    espwong 2006 年 06 月 30 日

    有一年在區議會秘書處做EO,主要工作就是和班區議員開會,寫會議紀<br />
    錄,中文打字就是當時學的。<br />
    和這班"為民服務"的議員開會時間長(最高紀錄2:00-7:00),文件多(不過<br />
    他們應該大部份都沒有看),要跟進的事項又繁瑣。三十多個議員,個個<br />
    都可以點到你陀陀轉,開會常有爭詏,所以會議紀錄好似默書,要邊聽錄<br />
    音帶邊默。除了常規會議,又喜call特別會議。其他政府部門的同事又不<br />
    願意來開會被"柄",覺得我們秘書處的人自己友都唔幫,反而幫班水平不<br />
    高又蠻橫的議員 – 我都覺得大部分議員不可理喻,但遊戲規則如此,我<br />
    都無計喎!<br />
    所以,我對大部分所謂議員都沒有好感,老覺政府花錢服侍這些閒人 -<br />
    開會,怕怕!做了一年辭職進修以便轉行。<br />
    <br />
    小頭

  9. 回覆
    carjaswong 2006 年 06 月 30 日

    小頭,因工作關係我也接觸過很多區議員,絕對明白你的感受。<br />
    <br />
    我們的做法是一早便去諮詢他們,以免真正提方案時被大炳特炳。<br />
    <br />
    所以我們會搞很多workshop,很多時還是夜晚去做,下班後仍要<br />
    對著他們(還是一副誠懇樣),你說有多慘。

  10. 回覆
    espwong 2006 年 06 月 30 日

    係呀,千萬不可開罪他們,好多都係奸人堅,有把柄落在他們手上會被咬<br />
    住唔放。我試過講錯說話,差點萬劫不復永不超生!<br />
    很平庸的又居然做埋立法局議員,一見到劉x華議員在電視出現就不忿要<br />
    交稅養這些人!

  11. 回覆
    espwong 2006 年 06 月 30 日

    Jason,<br />
    A belated happy birthday! <br />
    小頭

  12. 回覆
    歐巴桑 2006 年 06 月 30 日

    樓上的小頭:<br />
    大叔的第一份工作便是當EO, 他說想起仍猶有餘悸^^<br />
    <br />
    Jason:<br />
    原來又大一歲啦! 祝你年年都咁靚仔, 日日同Carmen都咁恩愛<br />
    我等前線小職員倒想多嘗嘗坐冷氣房開會的滋味囉^+++^<br />
    不過我的上司倒頗喜歡叫我列席<br />
    因為….我的部門是沒有秘書/文員這工種的…嗚嗚

  13. 回覆
    carjaswong 2006 年 07 月 01 日

    小頭,多謝祝福。劉x華?一見到他那副嘴臉便立刻轉台!<br />
    政治人物就是要show表現,我們的慘處便是要抓住他們的<br />
    利益關係,去要求他們支持我們的方案。現在做工程不容易<br />
    呢!<br />
    <br />
    歐歐,多謝,不過我又向不惑之年踏進一大步了。<br />
    沒有文員?那麼誰人做filing?我們的文員比例也很低,<br />
    大部份人都是自己做文書工作。

  14. 回覆
    小妹 2006 年 07 月 02 日

    身在一位職場小薯仔,我最喜歡在會議中遇上火拼時刻,看著相方你來我往,令人精神之一震哦.:p

  15. 回覆
    espwong 2006 年 07 月 02 日

    歐歐,<br />
    在政府做EO就是做大打雜囖,對男士來說會較難頂(esp 波士是女的)。英<br />
    格蘭和巴西相繼出局,大叔的心情一定很低落,要化悲憤為食量呀。<br />
    <br />
    Jason,<br />
    祈待你的生日食評。年齡愈大愈有生活智慧,更懂享受生命哩!<br />
    <br />
    小頭

  16. 回覆
    LaLa 2006 年 07 月 03 日

    嚇得我吖,以為你o地話一見到劉德華就轉台 ……<br />

  17. 回覆
    carjaswong 2006 年 07 月 03 日

    小妹,你看著別人火拼當然高興…<br />
    我最高興是我老闆拍擡大罵"敵視你"那班美國佬<br />
    那一次,次後發覺這班人唔同佢企硬唔得。<br />
    <br />
    小頭,我生日那晚在湖舟吃omakase,坐在sushi <br />
    吧前不好意思拍照,單用文字表達又過於單調,<br />
    所以應該不會寫了。

  18. 回覆
    敏菁 2006 年 08 月 29 日

    親愛的Jason您好!<br />
    <br />
    職訓局全國就業e網目前正在舉辦「ejob菜鳥達人」-菜鳥故事線上圖文徵選活動,希望藉由<br />
    職場新鮮事或求職經驗等話題分享,引發上班族討論話題。同時,也規劃有與職場相關的部落格串聯單元,以提供多<br />
    元化內容供網友參考。<br />
    <br />
    您所成立的「Jason的虛擬世界」部落格內容,非常符合我們的活動內容與宗旨,全國就業e網盼能於本次網路活動<br />
    中,加入您的部落格做為連結選項之一,讓更多全國就業e網的網友能瀏覽 貴網站的文章,懇祈回覆同意予以連結。<br />
    <br />
    如果您對這個網路活動有興趣,歡迎您上以下的網址瀏覽:<br />
    http://www.ejob.gov.tw/2006freshman_event/2006freshman_event.php,<br />
    我們也非常歡迎您將這個訊息張貼在您的部落格中,讓更多網友一起加入這個別具意義的網路活動!<br />
    <br />
    全國就業e網 行銷企劃部 敬上<br />
    <br />
    聯絡人:行銷企劃部 吳敏菁<br />
    聯絡電話:02-2181-1919轉6249<br />
    連絡信箱:Mia.Wu@chainsea.com.tw<br />

  19. 回覆
    carjaswong 2006 年 08 月 29 日

    吳小姐你好,已另函回覆閣下。

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